Beschreibung des Projekts
Im April 2021 wurde eine Arbeitsgruppe zur Überprüfung der Archivierung von E-Mails unter der Leitung der Generalsekretärin (Katharina Poiger) zusammengestellt. In einer engen Zusammenarbeit zwischen der Auftragsgeberin, dem CISO, Rechtsdienst sowie den Informatikdiensten wurde ein Lösungsvorschlag zur Anpassung der geltenden Regelungen und deren technische Umsetzung im Mailarchiv-Service erarbeitet.
Nach der Vorstellung der vorgeschlagenen Anpassungen in der Schulleitung und den Departementen (DVK), wurde für die technischen und organisatorischen Anpassungen an der ETH Zürich im Juli 2021 das Projekt "Mailarchiv" ins Leben gerufen. Das Projekt wird gemäss der Standards der ETH Zürich unter Leitung der Informatikdienste abgewickelt.
Die wichtigsten Eckpunkte sowie die grossen Einführungen im Projekt Mailarchiv sind hier unten aufgeführt:
| Was | Wann |
|---|---|
| Start des Projektes | Juli 2021 |
| Erste Einführungen (Verschiebung des Mailarchiv hinter das VPN; Zugriff nur noch auf Anfrage) | 01. November 2021 |
| Weitere Einführungen (Opt-In Funktion; Private-No-Arch-Folder; Start der Kommunikation) | 02. Mai 2022 |
| Start des Löschens der Emails | November 2022 |
| Ende des Projektes | Q1 2023 |
Fragen und Antworten zum Projekt Mailarchiv
| Warum werden die Regelungen für die E-Mail Archivierung angepasst? | Die Informatikdienste betreiben das Mailarchiv seit 2003. Seit dann und mit der steigenden Nutzung des E-Mails ist auch die Bedeutung für die geschäftliche Kommunikation gewachsen, auch haben sich die rechtlichen Rahmenbedingungen und Usanzen - insbesondere hinsichtlich Datenschutz - entwickelt. Mit der Anpassung der Regelungen stellt die ETH Zürich die Einhaltung dieser Vorgaben sicher. |
| Warum und wie lange werden E-Mails überhaupt archiviert? | Die gängige geschäftliche Praxis in der Schweiz betrachtet E-Mails als geschäftsrelevante Dokumente, die den entsprechenden Aufbewahrungspflichten gemäss Obligationenrecht (OR) unterliegen. Nach Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht sollen die Daten gemäss den Vorgaben aus Datenschutz (Datenminimierung) gelöscht werden, es sei denn, dass andere Gründe (z.B. die Anforderungen des Bundesgesetz über die Archivierung) eine längere Speicherung verlangen. |
| Welche internen Weisungen / Richtlinien reglementieren die Archivierung von E-Mails? | Die Benutzungsordnung Informations- und Kommunikationstechnologie (BOT, RSETHZ 203.21) reglementiert die Archivierung von E-Mails sowie den Zugriff/Zugang auf das Mailarchiv. Die Bestimmungen wurden im Rahmen des Mailarchiv-Projektes überarbeitet und durch die Schulleitung freigegeben. |
| Gelten die Bestimmungen für alle E-Mails in der ETH Zürich? | Ja; die Bestimmungen gelten für alle E-Mails in der ETH Zürich. |
| Welche Anpassungen/Erweiterungen werden mit dem Projekt in den zentralen E-Mail-Systemen der Informatikdienste umgesetzt? | • E-Mails werden neu nach 60 Tagen (und nicht 30 Tagen) in das Mailarchiv kopiert • E-Mails werden nach 10 Jahren aus Mailarchiv gelöscht. E-Mail der Schulleitungsmitglieder, der Generalsekretärin sowie durch das Hochschularchiv der ETH Zürich ausgewählten Personen aus Lehre und Forschung werden regelmässig in das Hochschularchiv überführt. • Falls E-Mails länger aufbewahrt werden sollen kann der Löschprozess im IT Shop durch den Mailbox-Owner ausgesetzt werden. • Für private E-Mails wird ein Folder "private-do-not-archive"-Ordner bereitgestellt; E-Mails in diesem Folder werden nicht in das Mailarchiv kopiert. |
| Wann erfolgt die Umsetzung? | Die Anpassungen/Erweiterungen im Mailarchiv-Service werden ab 2. Mai 2022 operativ. |
| Per wann werden meine alten E-Mail aus dem Mailarchiv gelöscht? | Der Löschprozess startet im November 2022 und wird bis Ende 2023 abgeschlossen werden. ETH Angehörige haben von 2. Mai bis Ende Oktober 2022 Zeit den Löschprozess auszusetzen. |