Provisioning App

Provisioning App

Mit der Provisioning App ist es möglich, die Erstellung von Teams selbst vorzunehmen. Auf diese Weise ermöglichen wir allen Nutzenden, die für die Teamarbeit nötige Basis auf einfache und schnelle Weise selbst zu legen. Ausserdem ermöglicht es eine effektive Klassifizierung, Benennung und Ermittlung von Microsoft-Teams.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Befolgen Sie die einzelnen Schritte in der untenstehenden Anleitung, um Ihr eigenes Team zu erstellen. 

Schritt 1 - Provisioning App aufrufen

Klicken Sie auf die drei Punkte (...) in der linken Navigationleiste und wählen Sie "Provisioning" aus.

Schritt 1a 

Sollte "Provisioning" im ersten Schirm nicht angezeigt werden, wählen Sie die Option "Weitere Apps"

Wählen Sie nun "Provisioning" aus.  Auf dem Folgeschirm klicken Sie auf "Öffnen".

Schritt 2 - Passendes Template auswählen

Mitarbeitenden stehen fünf verschiedene Templates zur Verfügung. Je nach Ziel und Zweck Ihres Teams wählen Sie die passende Vorlage aus.  
Für Studierende stehen zwei Templates zur Auswahl. 

Hinweis:
Falls Sie anstelle der Templates nur einen weissen Schirm sehen, müssen Sie erst die vier Schritte des Kapitels "Known Error"  durchlaufen.  

Schritt 3 - Ausfüllen der Formularfelder

Füllen Sie die Felder wie im Formular gefordert aus. 

Name: 

• Wählen Sie einen kurzen, aber aussagekräftigen Namen für das Team. Beachten Sie, dass der Name nicht zu lange sein sollte. 
• Sie können den Teamnamen (sog. Display-Name) auch später noch anpassen. 

Beschreibung: 

• Geben Sie eine Beschreibung ein, welche Ziele und Zweck Sie mit diesem Team verfolgen.  

Besitzer:

• Geben Sie mindestens zwei Personen als Team-Besitzer an, welche künftig für die Administration des Teams zuständig sein werden. 

Mitglieder: 

• Hier können Sie bereits Personen, welche später in Ihrem Team mitarbeiten, einladen. Sie können dies aber auch zu einem späteren Zeitpunkt über die "Mitglied hinzufügen" Funktion tun.

Departement:

• Wählen Sie das Departement aus der Liste, welchem Sie bzw. das Team zugeordnet werden soll. 
• Sollte ein Eintrag fehlen, melden Sie sich beim ServiceDesk um die Liste vervollständigen zu lassen. 

Privatsphäre: 

• Wählen Sie zwischen den beiden Optionen (privates oder öffentliches Team) aus. 
• Nutzende können in privaten Teams nur mitarbeiten, wenn sie vom Teambesitzer hinzugefügt werden. 
• Öffentliche Teams sind für alle Personen sichtbar, und Sie können Ihnen beitreten, ohne dass die Genehmigung des Team Besitzers erforderlich ist. Bitte nutzen Sie diese Option nur, wenn eine grosse Anzahl von ETH-Studierenden und Mitarbeitenden angesprochen werden soll.

Gäste hinzufügen:

• Setzen Sie das Häkchen, wenn Pesonen ausserhalb der ETH Zugriff auf Ihr Team bekommen sollen.
• Gäste müssen über ein Microsoft 365-Konto verfügen. Wenn der Gast noch kein Microsoft-Konto hat, das seiner E-Mail-Adresse zugeordnet ist, wird er weitergeleitet, um ein kostenloses Microsoft-Konto zu erstellen.
  
  Für Gäste ist Multifaktor Authentifikation erforderlich - mehr dazu unter diesem Link: Datenschutz#Multifaktor-Authentifikationf%C3%BCrdenG%C3%A4steZugangzuTeams

Freigabeeinstellungen:

• Diese Einstellungen passen sich je nach Auswahl im vorhergehenden Feld "Gäste hinzufügen zulassen" automatisch an. 

Zu beachten: Die Eingaben der so geschaffenen Teams können durch die Besitzer auch nachträglich noch verändert werden. 

Schritt 4 - Formular abschliessen

Wenn Sie alle Felder eingetragen haben, klicken Sie auf den "Team erstellen" Knopf.  

Schritt 5 - Information über erfoglreiche Erstellung

Das System durchläuft im Hintergrund eine Reihe von Schritten. Sobald alle Prozesse erfolgreich abgeschlossen sind, erhalten Sie in der "Activity"-Kachel einen Hinweis. 
Bitte beachten Sie, dass es einige Zeit (bis zu 20 Minuten) dauern kann, bis sämtliche Prozessschritte abgearbeitet sind. Warten Sie die Bestätigungsmeldung ab, bevor Sie beginnen, Ihr Team zu bearbeiten.

Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die "Teams"-Kachel, und Ihr neu erstelltes Team wird angezeigt.

Änderungen am bestehenden Team vornehmen

Als Besitzer eines Teams können Sie weitere Einstellungen an Ihrem Team verwalten oder anpassen. Klicken Sie dafür im Teams die ... (weitere Optionen) an. 

Sie können hier

a) Mitglieder verwalten und/oder deren Rollen verändern
b) Ausstehende Anfragen von Personen, die Ihrem Team beitreten möchten, beantworten
c) Kanäle verwalten
d) weitere Einstellungen bearbeiten

Teamnamen und -beschreibung bearbeiten

Wollen Sie den Namen des  Teams oder eines Kanals ändern, dann klicken Sie auf die Option Team bearbeiten

Diese Funktion ist nur für Teambesitzer verfügbar. 

Technische Anmerkungen:

Sie verändern hier den sog. Display-Name. Die im Hintergrund bei der Teamserstellung erzeugten Elemente wie z.B. SharePoint Online-Website, OneDrive for Business oder OneNote Notizbuch behalten den ursprünglichen Namen. 

Team beitreten oder erstellen

Bitte beachten Sie ebenfalls, dass die Funktion "Team erstellen" über die Teams-Ansicht zwar anwählbar bleibt, aber nicht benutzt werden sollte. Leider kann diese Option konfigurativ nicht ausgeblendet werden.

Problem Management / Known Error

Falls Sie die Provisioning App aufrufen und die verschiedenen Templates wie unter Schritt 2 aufgeführt nicht (sondern nur eine weisse Seite) sehen, gehen Sie wie folgt vor. 

1. Rufen Sie folgende Seite auf https://ethz.sharepoint.com/sites/workspaceprovisioning/  
2. Loggen Sie sich mit Ihrem ETH Username und  ETH Passwort für E-​Mail (Active Directory) ein
3. Danach können Sie auf die Provisioning App zurückkehren und klicken nochmals auf Provisioning.
4. Nun werden Ihnen die zur Auswahl stehenden Templates angezeigt.